Jak być Człowiekiem Skutecznym? 10 sposobów na zarządzanie czasem

/Jak być Człowiekiem Skutecznym? 10 sposobów na zarządzanie czasem

Zatem, po pierwsze…  Po pierwsze, to właściwie nie zarządzasz czasem.

downloadee-2

Zarządzasz SOBĄ W CZASIE, a to jest różnica. Czas jest stały, dany, taki sam dla wszystkich i trudno w jego przypadku mówić o gromadzeniu, odkładaniu na później, zwiększaniu jego ilości według potrzeb. Trudno też jest przyznać ci rację, kiedy mówisz: „nie mam czasu” (bo czas zawsze jest…) W ramach 24 godzin decydujemy o tym, w co zainwestować czas i energię. To oznacza, że będąc Człowiekiem Skutecznym, nie zdążysz „zrobić wszystkiego” – będziesz raczej umiał świadomie wybierać, czym najlepiej zająć się w danym momencie.

Po drugie: większość czasu spędzisz na planowaniu.

Dokładnie tak! Często słyszę zdumienie ludzi, którzy uczą się skuteczności. „Nie szkoda na to czasu? Potem i tak nic z tego nie wychodzi, więc właściwie… po co planować?”

3333

Najważniejszą zaletą planowania jest odciążenie pamięci. Przy ilości spraw, zadań i obowiązków, z jakimi na co dzień się borykamy, lepiej oszczędzać miejsce w głowie na myślenie o pojawiających się nagle problemach (czy nawet na błogie rozmyślania!), zamiast wypełniać ją wszystkim, co jest do zrobienia.

Planowanie nadaje strukturę naszej rozpędzonej rzeczywistości. Plan nie jest celem sam w sobie, nie musi być nawet w 100% zrealizowany! Samo planowanie ma nam pomóc: czarno na białym możemy przyjrzeć się, co będzie działo się z naszym dniem, tygodniem czy miesiącem. To pozwala na pewniejsze spojrzenie w niedaleką przyszłość, spokojniejsze dopasowanie się do różnych okoliczności, elastycznie wprowadzanie zmian i działanie z większą pewnością.

Po trzecie: organizowanie pracy to przewidywanie pracy.

„Plan dnia? Zmarnuję tyle czasu! I właściwie nie będę robić więcej?… Nie rozumiem! To co w ogóle zyskam?” – pewnie się zastanawiasz.

download11

Realne planowanie z pewnością pozwoli ci dostrzec, że zazwyczaj bierzesz na siebie za dużo i przewidujesz na wszystko mniej czasu, niż potrzeba. Przez to masz poczucie, że ciągle się „nie wyrabiasz” – i stres gotowy. To co najczęściej dzieje się bez świadomego planowania, to ciągłe przekładanie ważnych rzeczy do zrobienia i poczucie przytłoczenia masą drobnych, mało znaczących, codziennych aktywności – co jest bardzo frustrujące.

Dlatego planowanie ma nam pomagać w wyznaczaniu priorytetów (co robić w jakiej kolejności), podejmowaniu szybkich decyzji czy unikania tzw. złodziei czasu, przez których „czas przecieka nam przez palce”. W oparciu o plan lepiej się organizujemy, mniej denerwujemy, mamy też większe poczucie wpływu, nawet jeśli nasz plan się zmienia (co jest całkowicie naturalne!;)

Planowanie pozwala na bardziej świadome wybory – uwzględniając również te kwestie, które są dla nas w życiu ważne, ale bez których zazwyczaj się obywamy. W pierwszej kolejności staramy się zazwyczaj załatwić sprawy bieżące (pilne, terminowe i naglące) i zaległe. Tymczasem możemy w naszych planach zarezerwować „na sztywno” czas dla przyjaciół, znajomych, rodziny; czas na hobby czy chwilę dla siebie. Stworzenie ram czasowych dla „wiecznie odkładanych”, ale wytęsknionych rzeczy potrafi zdziałać cuda, jeśli chodzi o motywację i konsekwencję, aby w końcu na nie czas poświęcić…

Po czwarte: Zacznij od listy zadań każdego dnia.

„Nigdy nie ma aż tak wiele do zrobienia, żeby nie móc się zastanowić.”

download777

Jeśli chcesz być Skutecznym Człowiekiem, testuj dostępne metody, techniki i sposoby, aż znajdziesz te odpowiednie dla siebie. Poniżej znajdziesz parę kluczowych zaleceń, co stosować, aby planować z sensem i produktywnie wykorzystać swój czas:

  1. Rób listę zadań. Używaj dowolnych narzędzi czy aplikacji. Metody „analogowe” sprawdzają się równie dobrze jak technologia, zatem wykorzystaj moc zwykłej kartki papieru: zapisuj co masz do zrobienia. Tym sposobem uzyskasz przejrzystość dla swojego dnia pracy, będzie ci również łatwiej kontrolować i sprawdzać przebieg działań, a także planować kolejne dni.
  2. Zacznij od spraw z terminem ważności, a potem wpisz resztę. Określ ramy czasowe ich wykonania i dodaj rezerwę czasową. Najlepiej planować ok. 60% swojego czasu – 20% zostawić na rzeczy niezaplanowane (na pewno się wydarzą!), a 20% – na tzw. „spontaniczne” (z pewnością potrzebujesz trochę luzu w ciągu dnia! ;). Może wydawać się to sporą beztroską, jeśli chodzi o wykorzystanie czasu, ale Człowiek Skuteczny jest realistą – wie, że rzeczywistość zaskakuje i może spodziewać się wielu zmian w stosunku do swojego planu.
  3. Określ swoje priorytety. Na swojej liście zadań zaznacz, co (A) musi być zrobione, (B) co powinno być zrobione, (C) co może być zrobione. Ustal plan minimum – określ 3 najważniejsze rzeczy, na których danego dnia najbardziej ci zależy.
  4. Nad zadaniem pracuj w blokach 30-minutowych, kiedy nikt ci nie przeszkadza i nic cię nie rozprasza. To oznacza, żeby przez 30 minut nie zajmować się niczym innym, tylko tym, co masz do zrobienia. Nie odbieraj telefonów, nie sprawdzaj e-maili, nie wychodź po kawę.
  5. Grupuj zadania podobne, ponieważ wykonywane „obok siebie” zajmą w sumie mniej czasu – wyznacz sobie porę w ciągu dnia na wykonanie planowych telefonów czy napisanie e-maili.

Po piąte: Z głową inwestuj swoją energię.

download12-2

  1. Dobrze rozpocznij dzień. Solidne śniadanie nie jest marnowaniem czasu – to inwestycja w paliwo na wiele godzin. Jeśli trudno Ci zaplanować śniadanie od rana, przygotuj sobie posiłek wieczorem.
  2. Od rana nie rzucaj się od razu na sprawdzanie e-maili i Facebooka. Weź się do najważniejszego zadania, jakie masz do zrobienia tego dnia (sprawy kluczowe i najtrudniejsze załatw od razu). Zadania mniej ważne czy też wymagające mniej Twojej uwagi zaplanuj o takiej porze, w której zazwyczaj czujesz spadek energii, bywasz mniej skoncentrowany, a w twoim otoczeniu domowym lub biurowym atmosfera pracy rozluźnia się i pojawia się sporo rozpraszaczy.
  3. Przyjmij, że system zawsze będzie przeciwko Tobie, dlatego uwzględnij radzenie sobie z „wrzutkami”. Jeśli coś zajmie Ci mniej niż 2-3 minuty – zrób to od razu. W innym wypadku – wróć do swojego planu dnia i dopisz do niego dodatkowe zadanie (właśnie do tego służy nam rezerwa!). Warto pamiętać, że Skuteczny Człowiek, wbrew pozorom, nie „bierze wszystkiego na klatę” – nie zabiera się od razu za wszystkie zadania, które do niego spływają. Skuteczny Człowiek potrafi bardzo skutecznie odmawiać i ignorować niektóre rzeczy, które na ten moment nie są najważniejsze (np. sprzątanie mieszkania tuż przed ważnym egzaminem).
  4. „Żeby mi się chciało, tak jak mi się nie chce…” Największym paradoksem w sytuacji braku motywacji do pracy jest fakt, że chęć do działania przychodzi z samym działaniem (tyle, że nie chce nam się zacząć…). Kluczem jest więc rozpoczęcie aktywności, aby poczuć przypływ energii. W sytuacji, kiedy kompletnie nam się nie chce i trudno nam się zabrać do pracy, można rozważyć metodę „5 minut” (zaplanuj robienie czegoś, do czego nie masz serca, wyłącznie przez 5 minut) lub metodę „salami” (zaplanuj do wykonania wyłącznie najmniejszy kawałek roboty, niczym plasterek salami – np. jedną szufladę do posprzątania w pokoju, jedną tabelkę w całym raporcie itp.). 

5. Skuteczny Człowiek nie pracuje non-stop. Skuteczny Człowiek dba o siebie z troską i życzliwością, dlatego planuje przerwy i odpoczynek. Wie, że regeneracja to nie jest lenistwo, lecz inwestycja we własną energię, a za dobrze wykonane zadania i sprawnie wykorzystany czas, należą mu się nagrody i przyjemności;)

Skuteczny Człowiek szuka własnych metod i sposobów działania; pamięta, że skuteczne dla Ciebie jest to, co działa Tobie. Powodzenia!

25 października, 2016|Blog, Energia|0 komentarzy

Zostaw komentarz